اهمیت و ضرورت استفاده از فناوری اطلاعات، سازمان‌ها را ملزم می کند تا در جهت آگاهی هرچه بیشتر از نیازهای مشتریان و ارتقاء سطح کیفیت خدمات و تولیدات خود به دانش فنی، مهارت‌ها و تخصص‌های لازم مجهز شوند. امروزه پیشرفت در حوزه تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات ، بازاریابی ارتباطی را  به واقعیتی اجتناب ناپذیر تبدیل نموده . بنابراین مدیریت ارتباط با مشتری به‌عنوان یک ضرورت اساسی در عرصه فعالیت‌های اقتصادی مطرح گردیده است. در این راستا توجه به پیاده‌سازی سیستم مدیریت ارتباط با مشتری که منجر به ارتقا عملکرد و اثربخشی سازمان شود، بسیار حائز اهمیت است.

معمولاً شرکتها به دنبال پیاده سازی crm جدای از دیگر نرم افزارهای موجود در سازمان و یا سیستم ها و نرم افزارهایی که در آینده به مجموعه اضافه خواهند شد هستند . در صورتی که بهترین حالت استقرار اثربخش نرم افزار ارتباط با مشتری به صورت یکپارچه با دیگر سیستم ها و زیر سیستم ها خواهد بود . یکپارچگی crm با دیگر سیستمها به سازمان شما کمک می کند. تا  همه اطلاعات مربوط به مشتری را به صورت یکجا در اختیار کارشناسان فروش ، فنی ، پشتیبانی و دیگر کاربران باشند . هیچ احساسی برای یک مشتری بهتر از این نیست که نیازهایش درک شود . راه حل های نرم افزار های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) فراتر از ثبت نام ها و شماره تماس های مشتریان است. نرم افزار CRM یک نقشه راه است که به کسب و کارهای موفق و درآمد های بیشتر منجر می شود.

سیستم مدیریت ارتباط با مشتری فرآیندهای ثبت و پیگیری اطلاعات مشتریان ، ویژگی های شخصی و شخصیتی  ، علایق  و اینکه مشتری از چه سبک برخوردی خوشنود می شود را ثبت و در لحظه ارتباط به کاربران کمک میکنند تا ارتباط مفید ، موثر و رضایت بخشی را مدیریت کنند.
با این روش می توان ارزش گذاری مناسب و صحیحی را بر روی مشتریان انجام داد. این دقیقا همان چیزی است که تفاوت یک شرکت معمولی با یک شرکت حرفه ای و موفق است .
پیاده سازی صحیح نرم crm شرکت شما را از یک شرکت معمولی به یک شرکت موفق تبدیل خواهد کرد.

نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری برای شرکتهای بزرگ و کوچک بویژه شرکتهای کوچک یک مزیت رقابتی است. در واقع موفقیت کسب و کار شما از طریق ارتباط پایدار وموثر میان مشتریان و پرسنل فروش شرکت شما هدایت می شود. این همان دلیلی است که کسب و کار شما را زنده نگه می دارد و در مسیر موفقیت همراهی می کند.

معمولاً شرکت های کوچک ، مزیت های رقابتی را که شرکت های بزرگ انجام می دهند را اجرا نمی کنند. شرکتها می توانند مزیت رقابتی را از طریق کاهش قیمت ها  بدست بیاورند.

در کسب و کارهای کوچک ما نام مشتریان خود را می دانیم و نیاز ها و سلایق ان ها را می شناسیم ، پس نگران از دست رفتن آن ها نیستیم . به عبارت دیگر ما در کسب و کارهای کوچک ، مدیریت ارتباط با مشتری را می دانیم و به آن تسلط داریم .
بنابر این چرا نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری برای شرکت ها و کسب کارهای کوچک اهمیت دارد ؟ مسئله این است که ماچه عواملی را باید در نظر بگیریم وقتی که کارمند جدیدی با شرکت شروع به همکاری می نماید. تصور کنید کارمند جدید شما در مجموعه شروع به کار کرده است و در زمان ارتباط با مشتریان قدیمی به گونه ای رفتار میکند که گویی از ابتدای آشنایی مشتری با شرکت این کارمند حضور داشته و همه چیز را در مورد مشتری می داند ، این موضوع احساس بسیار خوبی در مشتری ایجاد می نماید و باعث وفاداری هرچه بیشتر مشتری به شرکت می شود.